1 Was darf ich als Sekretariat?
Sie sind die Verwaltung der Schule im Programm.
Das Sekretariat kann alles, was eine Lehrkraft kann (Noten eintragen, Zeugnisse, eigenes Konto — ausführlich in der Lehrer-Anleitung) — und zusätzlich die Stammdaten der Schule pflegen.
| Das können Sie | Das ist Sache der Administration |
|---|---|
| Alle Klassen sehen & verwalten (anlegen, bearbeiten) | Klassen löschen |
| Schüler anlegen, bearbeiten, verschieben | Fächer-Katalog & Kommentar-Vorlagen |
| Noten in jeder Klasse / jedem Fach eintragen | Namenspool, Freigaben, Vertretungen |
| CSV-Import von Schülern (Vorschau + Übernahme) | Versetzungen, Statistik |
| Daten-Export (CSV / ZIP) | Benutzerverwaltung, Einstellungen, Audit |
| Massen-PDF ganzer Klassen + DSGVO-Export pro Schüler | Rechte-Matrix der Schule |
2 Anmelden & Dashboard
Anmeldung wie bei der Lehrkraft — Ihre Seitenleiste hat einen eigenen Verwaltungsbereich.
Melden Sie sich über die Adresse Ihrer Schule an (E-Mail + Passwort, Sprache DE/EL oben rechts). Im Unterschied zur Lehrkraft hat Ihre Seitenleiste den eigenen Block „Sekretariat".
Schuljahr 2025/26 · Zeugnisdaten gesetzt
Sekretariats-Dashboard mit dem Block „Sekretariat" in der Seitenleiste (Beispieldaten).
3 Klassen verwalten
Alle Klassen der Schule an einer Stelle.
Über „Klassen" sehen Sie alle Klassen der Schule.
- Suchfeld oben rechts: Klasse oder Schüler schnell finden.
- „+ Neue Klasse": eine neue Klasse anlegen (Klassentyp, Gruppe, Klassenlehrer, Schuljahr).
- Klick auf eine Klasse → Klassen-Detailseite, von dort Schüler anlegen / bearbeiten / verschieben.
4 Schüler verwalten
Stammdaten anlegen, ändern und Schüler verschieben — Ihr zentraler Unterschied zur Lehrkraft.
Auf der Schüler-Detailseite (Klasse → Schüler anklicken) öffnen Sie über „Bearbeiten" das Formular „Schüler bearbeiten".
Schüler bearbeiten
Formular „Schüler bearbeiten" (Beispieldaten — keine echten Schülerdaten).
- Einen neuen Schüler legen Sie über die Klassen-Detailseite an — oder per CSV-Import.
- „Verschieben" versetzt einen Schüler in eine andere Klasse.
5 Noten — voller Zugriff
Wie bei der Lehrkraft, nur ohne Fach-Beschränkung.
Die Noteneingabe funktioniert identisch zur Lehrkraft (Zelle anklicken, 0–20 tippen, Auto-Save) — mit dem Unterschied: Sie dürfen Noten in jeder Klasse und jedem Fach eintragen, ohne dass eine Fach-Zuweisung nötig ist. Auch Bemerkungen und Verhalten sind für alle Klassen editierbar.
Notenskala
Immer griechisch 0–20. Die deutsche Note (1–6) rechnet das Programm automatisch um.
Speichern
Kein Speichern-Knopf — Auto-Save sichert sofort, die Fußzeile zeigt „✓ Gespeichert".
Details
Schritt-für-Schritt in der Lehrer-Anleitung, Abschnitt 5–7.
6 CSV-Import
Schüler aus einer CSV-Datei importieren — mit Vorschau, bevor etwas übernommen wird.
Schüler-Import
| Status | Name | Geschlecht | Geburtsjahr | Ort |
|---|---|---|---|---|
| neu | Ιωάννου, Κώστας | m | 2011 | Θεσσαλονίκη |
| geändert | Παππά, Ελένη | w | 2011 | Πάτρα |
| neu | Νικολάου, Άννα | w | 2012 | Αθήνα |
CSV-Import mit Diff-Vorschau (Beispieldaten).
- Zielklasse wählen.
- CSV-Datei auswählen (8 Spalten, Semikolon-getrennt).
- „Vorschau anzeigen" — den Diff prüfen (neu / geändert).
- „Import übernehmen" bestätigen.
7 Daten-Austausch (Export)
Daten als CSV oder ZIP herunterladen — Excel-tauglich (UTF-8 mit BOM, Semikolon).
Export
Daten-Austausch / Export (Beispiel).
8 Massen-PDF & DSGVO-Export
Ganze Klassen als Zeugnis-Paket — und alle Daten eines Schülers auf Anfrage.
📚 Massen-PDF (ganze Klasse)
In der Noteneingabe einer Klasse über „Export" erzeugen Sie die Zeugnisse der gesamten Klasse als PDF/ZIP (Lehrkräfte können nur Einzel-Zeugnisse).
🔐 DSGVO-Export (ein Schüler)
Auf der Schüler-Detailseite über „DSGVO-Export" — exportiert alle zu diesem Schüler gespeicherten Daten (für Auskunftsersuchen nach DSGVO).
9 Mein Konto & Sicherheit
Passwort, Zwei-Faktor-Schutz, Sprache und Sitzungen.
Über das Menü oben rechts (Ihr Name): Passwort ändern, 2FA einrichten, aktive Sitzungen verwalten, Sprache / Dunkelmodus umschalten, abmelden. Details in der Lehrer-Anleitung, Abschnitt 10.
10 Was ich nicht kann
Diese Bereiche sind der Administration vorbehalten und erscheinen im Standard nicht in Ihrer Seitenleiste.
- Klassen löschen
- Fächer-Katalog & Kommentar-Vorlagen pflegen
- Namenspool, Freigaben, Vertretungen, Versetzungen
- Statistik, Benutzerverwaltung, Einstellungen, Audit-Protokoll
- Rechte-Matrix der Schule (wer was darf)
11 Häufige Fragen
Kurz beantwortet — damit keine Frage offenbleibt.
Werden Schüler beim Import sofort überschrieben?
Nein. Sie sehen zuerst eine Diff-Vorschau (neu / geändert). Erst wenn Sie „Import übernehmen" klicken, werden die Daten geschrieben.
Welches Format muss die CSV-Datei haben?
8 Spalten, Semikolon-getrennt: Nr; Klasse; Name,Vorname; Geschlecht; Vater; Geburt; Ort; Land. Kopfzeilen erkennt das Programm automatisch und überspringt sie.
Warum öffnet Excel die CSV mit kaputten griechischen Zeichen?
Die Export-CSVs sind UTF-8 mit BOM und sollten in aktuellem Excel korrekt erscheinen. Falls nicht, importieren Sie die Datei in Excel über „Daten → Aus Text/CSV" und wählen Sie als Codierung UTF-8 und als Trennzeichen Semikolon.
Kann ich eine ganze Klasse löschen?
Nein, das Löschen von Klassen ist der Administration vorbehalten — als Schutz vor versehentlichem Datenverlust. Wenden Sie sich an den Administrator.
Wie viele Exporte sind erlaubt?
Der ZIP-Komplettexport ist auf maximal 10 Exporte pro Stunde begrenzt. Einzelne CSV-Downloads sind großzügiger.
Ich sehe „Kommentar-Vorlagen" / „Vertretungen" nicht.
Diese Bereiche sind im Standard der Administration vorbehalten. Wenn Sie sie regelmäßig brauchen, kann der Administrator sie über die Rechte-Matrix für das Sekretariat freischalten.
12 Hilfe & Probleme
Wenn etwas nicht klappt.
Import schlägt fehl
Spaltenzahl (8) und Trennzeichen (Semikolon) prüfen; Vorschau zeigt Fehlerzeilen.
Klasse löschen nötig
An den Administrator wenden.
Bereich fehlt in der Sidebar
Administrator kann ihn per Rechte-Matrix freischalten.
2FA-Zugang verloren
Administrator der Schule setzt den Zugang zurück.